HUISHOUDELIJK REGLEMENT
LIDMAATSCHAP
Artikel 1.
Jeugdleden zijn leden die op de eerste dag van het verenigingsjaar jonger zijn dan 18 jaar. De overige leden zijn seniorleden.
Artikel 2.
De leden zijn verplicht hun adres en eventuele adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan het bestuur door te geven.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 3.
- Voor de algemene vergadering wordt schriftelijk, dan wel per elektronische post, een oproep gericht aan de leden van de vereniging, met bijvoeging van de agenda en bijbehorende stukken. Deze oproep dient uiterlijk een week voor de vergadering te worden gedaan. De datum van de algemene vergadering wordt bekend gemaakt zodra deze is vastgesteld.
- Leden kunnen onderwerpen ter behandeling aan het bestuur opgegeven, welke dan zo spoedig mogelijk door het bestuur ter kennis van de overige leden worden gebracht.
- Met toestemming van zowel het bestuur als de vergadering kunnen staande de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd.
- Het bestuur kan ter vergadering ook aan anderen dan de leden, het bestuur, de ereleden en de leden van verdienste het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.
- Ter behandeling van spoedeisende gevallen kan van de in dit artikel genoemde termijnen worden afgeweken. Over de reden van afwijken legt het bestuur verantwoording af aan de algemene vergadering.
- Buitengewone algemene vergaderingen zijn vergaderingen die worden bijeengeroepen door de leden, die het verzoek daartoe vergeefs tot het bestuur hebben gericht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 lid 1.
- Buitengewone vergaderingen voorzien zelf in hun leiding. Uitsluitend onderwerpen die in de oproeping zijn vermeld, kunnen worden behandeld.
Artikel 4.
Stembriefjes die niet of onduidelijk zijn ingevuld dan wel zijn ondertekend, namen van niet voor verkiezing in aanmerking komende personen, of een niet ter zake dienende toevoeging bevatten, zijn ongeldig en worden bij de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing gelaten.
Artikel 5.
- Ter vervulling van een vacature in het bestuur kunnen zowel door het bestuur als door drie leden kandidaten worden voorgedragen. Kandidaatstelling door leden dient te geschieden door opgave van naam en adres van de gestelde kandidaat aan het bestuur, welke opgave tenminste bij aanvang van de vergadering, waarin de vacature moet worden vervuld, moet zijn ingediend, alsmede een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, om bij verkiezing de vacature te vervullen.
- Indien voor een vacature één kandidaat is gesteld op de in lid 1 beschreven wijze, is de voordracht voor deze kandidaat bindend, dat wil zeggen hij/zij is automatisch gekozen, tenzij de vergadering besluit, met tenminste twee derde van het uitgebrachte aantal stemmen, het bindend karakter aan de voordracht te ontnemen.
- Als er geen voordracht is opgemaakt, of als de algemene vergadering het bindend karakter aan de voordracht heeft ontnomen, dan kunnen ter vergadering kandidaten worden gesteld.
- Indien tijdens de vergadering één kandidaat is gesteld, wordt deze geacht met algemene stemmen te zijn gekozen, tenzij een ter vergadering aanwezig lid of een bestuurslid stemming verlangt.
- Zijn er meer kandidaten gesteld dan wordt er één van hen gekozen volgens de in de statuten beschreven procedure.
HET BESTUUR
Artikel 6.
- Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de Statuten en Reglementen, alsmede voor de uitvoering van genomen besluiten. Voor zover dit binnen zijn bevoegdheid valt, geeft het de voorschriften die daartoe nodig zijn en die het belang van de vereniging bevorderen.
- Het bestuur streeft er naar minstens eens per twee maanden te vergaderen of vaker als de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste drie leden van het bestuur zulks met redenen omkleed aan de voorzitter verzoeken.
- Bestuursleden die in een bepaalde functie zijn benoemd, vervullen in het bijzonder de aan die functie verbonden taken. De andere bestuursleden staan hen daarin bij. Voor het overige verdelen de bestuursleden de te verrichten werkzaamheden in onderling overleg.
Artikel 7.
De voorzitter is belast met de leiding van de algemene vergadering en van de bestuursvergaderingen. In overleg met het bestuur kan hij vergaderingen schorsen, verdagen en sluiten, dit met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.
Artikel 8.
De secretaris is belast met het samenstellen van de (concept)agenda voor de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen, de uitnodigingen voor deze vergaderingen en het notuleren van deze vergaderingen. Hij voert alle correspondentie van de schaakvereniging met de schaakbonden en schaakverenigingen en houdt daarvan afschrift.
Hij draagt de verantwoordelijkheid voor het archief.
Hij verzorgt de ledenadministratie. Daarbij draagt hij zorg voor het doorgeven van wijzigingen in de ledenlijst aan de Noord-Hollandse Schaakbond op de door deze bond voorgeschreven wijze.
Bij elke stemming is hij belast met de stemopneming. Indien het een schriftelijke stemming betreft, wordt hij daarbij door een door de voorzitter aan te wijzen lid – geen bestuurslid zijnde – bijgestaan.
Met inachtneming van artikel 6 lid 1 is de secretaris de eerstverantwoordelijke binnen het bestuur voor wat betreft de naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 9.
De penningmeester is belast met het geldelijk beheer. Hij is met name belast met de inning van de contributie en doet geen andere dan de regelmatig voorkomende uitgaven zonder toestemming van het bestuur. Zijn rekening en verantwoording worden elk jaar door een commissie van twee leden, de kascommissie, nagezien en ten bewijze van akkoordbevinding medeondertekend.
De penningmeester brengt op de jaarvergadering een financieel verslag uit omvattende een rekening van baten en lasten, een balans, een toelichting en een begroting voor het lopende en/of aanstaande verenigingsjaar.
Artikel 10.
De jeugdleider is belast met de dagelijkse leiding van de bijeenkomsten voor de jeugd. Zolang er geen jeugdafdeling is met eigen bestuurstaken, behartigt hij de belangen van de jeugdleden in het bestuur en in de algemene vergadering.
Artikel 11.
De interne wedstrijdleider heeft de leiding over alle door de vereniging tijdens de verenigingsavond georganiseerde wedstrijden met uitzondering van externe wedstrijden. Hij zorgt voor handhaving van de wedstrijdreglementen en de orde – tijdens het schaken – in het algemeen.
Hij zorgt voor een goed verloop van de interne competitie en andere door de vereniging, speciaal voor eigen leden georganiseerde competities. Hij is verantwoordelijk voor de opstelling van speelroosters, de indelingen van de leden in klassen of groepen en de regelingen van promotie en degradatie, waarbij hij de regels van het huishoudelijk reglement en de wedstrijdreglementen hanteert en in bijzondere gevallen het bestuur raadpleegt. Hij zorgt voor het handhaven van het rooster en wekelijks voor een overzicht van uitslagen en standen van de interne en andere competities.
Bij afwezigheid op een verenigingsavond stelt de interne wedstrijdleider een vervanger aan die hem op de betreffende verenigingsavond vertegenwoordigt en die gerechtigd is alle taken verbonden aan de functie van interne wedstrijdleider uit te voeren, voor zover het bestuur over de taken niet anders besluit.
Artikel 12.
De externe wedstrijdleider heeft de leiding van de deelname aan de door de Noord- Hollandse Schaakbond en de Koninklijke Nederlandse Schaakbond georganiseerde competities. Hij is het aanspreekpunt van de vereniging voor de wedstrijdleiders van deze competities.
Hij zorgt voor het samenstellen van teams voor de externe competitie. Tevens verzorgt hij de aanstelling van teamleiders met wie hij tijdens de competitie nauw samenwerkt om de deelname van de teams zonder problemen en zo succesvol mogelijk te laten geschieden. Tenzij de betreffende bond voor een wedstrijdleider zorg draagt, treedt hij bij thuiswedstrijden op als wedstrijdleider of zorgt hij dat er een ander, voldoende gekwalificeerd persoon, als wedstrijdleider aanwezig is.
De externe wedstrijdleider zorgt tevens voor het voor de vereniging bijhouden van de standen in de competities, waarin teams deelnemen, en het intern publiceren van de standen, zodra mutaties bekend zijn.
Hij geeft de uitslagen van thuiswedstrijden door aan de wedstrijdleider van de betrokken schaakbond conform de geldende regels.
Artikel 13.
- Indien het bestuur uit zijn midden een dagelijks bestuur kiest, dient dat te bestaan uit een oneven aantal van tenminste drie leden, waaronder de voorzitter van de vereniging.
- Dit dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging en voert, tenzij anders wordt bepaald, besluiten van het bestuur uit.
COMMISSIES
Artikel 14.
- De samenstelling, taak, bevoegdheden en werkwijze van commissies, alsmede de zittingsduur van de leden ervan, worden door het bestuur of de algemene vergadering geregeld. Het bestuur voorziet in tussentijdse vacatures.
- De commissies brengen regelmatig verslag uit over hun werkzaamheden aan het bestuur, dan wel aan de algemene vergadering. Van iedere vergadering van een commissie wordt een verslag gemaakt en aan het bestuur ter kennisneming toegezonden.
- Het bestuur is gerechtigd aan commissies bepaalde taken te delegeren, doch het bestuur blijft onverminderd verantwoording schuldig aan de algemene vergadering.
WEDSTRIJDEN
Artikel 15.
Het bestuur is gehouden, voor de verschillende groeperingen van het ledenbestand wedstrijden te organiseren. Het kan aan bepaalde wedstrijden de kampioenstitel verbinden.
De regels omtrent het verloop van de wedstrijden worden door de algemene vergadering bij afzonderlijke wedstrijdreglementen vastgesteld.
ONDERSCHEIDINGEN
Artikel 16.
- Het erelidmaatschap van de vereniging en het lidmaatschap van verdienste kan door de algemene vergadering worden verleend aan leden die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.
- In afwijking van hetgeen elders is bepaald, behoeft een voorstel tot het verlenen van een onderscheiding niet vooraf op de agenda van de betreffende vergadering te worden geplaatst.
SANCTIES
Artikel 17.
- Het bestuur kan volgens artikel 10 van de statuten in bepaalde gevallen de volgende straffen opleggen:
a. een berisping;
b. een tuchtrechtelijke boete;
c. een schorsing;
d. een ontzetting (royement).
Een tuchtrechtelijke boete bedraagt ten hoogste 100 euro en een schorsing wordt voor maximaal zes maanden opgelegd.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 18.
- Wijzigingen of aanvullingen op bepalingen in dit reglement treden onmiddellijk bij hun vaststelling in werking, tenzij het daartoe strekkend besluit anders bepaalt.
- Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking jegens de leden van de vereniging c.q. de betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen, in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen.
